Conflitti tra colleghi: quando al lavoro diventa difficile parlarsi

Non tutte le tensioni nascono da persone incompatibili. A volte entrano in gioco aspettative, ruoli poco chiari e conversazioni continuamente rimandate.

Sei in riunione. Hai preparato un'osservazione, aspetti il tuo turno e finalmente cominci a parlare. Dopo poche parole, un collega ti interrompe. Non è la prima volta. Qualcun altro cambia argomento e la riunione va avanti come se niente fosse.

Tu sorridi appena, prendi un appunto e pensi: «Lascia perdere, tanto finisce sempre allo stesso modo». Poi torni alla scrivania. Solo che quella frase che non hai detto rimane lì, insieme alla sensazione di non aver avuto spazio.

I conflitti tra colleghi non cominciano sempre con un litigio. A volte prendono forma in una successione di piccole scene: una decisione presa senza consultarti, una richiesta data per scontata, un messaggio dal tono ambiguo, un silenzio che dura più del necessario.

E c'è un aspetto poco comodo da riconoscere: nel tentativo di mantenere un buon clima, possiamo finire per evitare proprio le conversazioni che potrebbero renderlo più chiaro. Questo non significa che parlare sia sempre possibile, né che la responsabilità sia tutta di chi tace. Significa soltanto che vale la pena distinguere la pace apparente da una collaborazione realmente rispettosa.

Perché nascono conflitti tra colleghi

Quando si lavora insieme, non si condividono soltanto compiti e scadenze. Si incontrano modi diversi di ragionare, ritmi, abitudini, priorità e idee su che cosa significhi «lavorare bene».

Per una persona essere affidabile può voler dire rispondere subito a ogni messaggio. Per un'altra significa concentrarsi senza continue interruzioni e dare una risposta accurata più tardi. Entrambe possono prendere sul serio il lavoro e, nello stesso tempo, interpretare il comportamento dell'altra come disinteresse o rigidità.

Molte tensioni tra colleghi nascono proprio da aspettative che nessuno ha chiarito. «Pensavo fosse compito tuo». «Credevo mi avresti avvisato». «Per me era ovvio che decidessimo insieme». Ecco: spesso quel che ci sembra ovvio è soltanto un accordo che non abbiamo mai fatto.

A volte, invece, il disaccordo riguarda il riconoscimento. Desideriamo che un contributo venga visto, che il nostro tempo sia rispettato, che una scelta non cancelli il lavoro già svolto. Non stiamo discutendo soltanto di una consegna: ci sentiamo poco considerati.

Il Randstad Workmonitor 2026 richiama l'importanza della fiducia tra colleghi e della collaborazione nell'esperienza professionale. È un promemoria utile: i rapporti di lavoro non sono un contorno secondario, anche se non tutto ciò che succede in ufficio dipende dalle relazioni personali.

Per questo, prima di cercare «chi ha torto», può servire una domanda meno immediata: su quale aspettativa non detta stiamo inciampando?

Quando una differenza di opinioni diventa una questione personale

Immagina di proporre un modo diverso per organizzare un'attività. Un collega risponde: «Abbiamo sempre fatto così». Tu senti chiudersi una porta. Forse interpreti quella risposta come una svalutazione delle tue idee; l'altra persona, magari, voleva semplicemente difendere un metodo che conosce.

Non possiamo sapere che cosa intendesse davvero senza parlarne. Eppure, nelle relazioni, riempiamo continuamente i vuoti di significato. Un tono secco diventa «ce l'ha con me», un mancato saluto diventa «mi evita», una correzione diventa «pensa che non sia capace».

Questo passaggio è importante: una cosa è ciò che è accaduto, un'altra è il significato che gli abbiamo attribuito. A volte le due cose coincidono, altre volte no. Fermarsi a distinguerle non vuol dire negare la propria esperienza; vuol dire concedersi la possibilità di comprenderla meglio.

Potresti chiederti: «Che cosa ho osservato concretamente? Quale intenzione sto immaginando? Quale parte della situazione mi ha toccato di più?». Forse scoprirai che la fatica non riguarda soltanto quella frase, ma diversi episodi nei quali hai sentito di dover difendere il tuo posto.

Quando un disaccordo diventa personale, anche le conversazioni successive possono caricarsi di ciò che è rimasto sospeso. Il rischio è non ascoltare più soltanto le parole dell'altro, ma tutte quelle che temiamo di sentire.

Il collega che interrompe, quello che decide per tutti e quello che non dice mai nulla

In un gruppo di lavoro possono ripetersi dinamiche riconoscibili. C'è chi parla per primo e occupa molto spazio, chi prende iniziative senza coinvolgere gli altri e chi, pur avendo qualcosa da dire, preferisce restare in silenzio.

Sarebbe facile dividere le persone in categorie: l'invadente, il prepotente, il passivo. Ma le etichette aiutano poco a comprendere ciò che accade. Una persona può interrompere per entusiasmo o per abitudine; un'altra può prendere decisioni perché crede che ci si aspetti questo da lei; chi tace potrebbe stare cercando il momento giusto, oppure aver imparato che esporsi comporta conseguenze spiacevoli.

Naturalmente le intenzioni non cancellano gli effetti. Se le interruzioni sono continue, il fatto che non siano volute non rende meno importante affrontarle. E se qualcuno decide sempre per tutti, il gruppo ha bisogno di chiarire chi ha effettivamente la responsabilità di scegliere.

Prova a osservare una riunione non soltanto in termini di caratteri, ma di spazio: chi può concludere una frase? Chi viene consultato? Chi deve chiedere due volte la parola? Chi si assume decisioni che spettano ad altri?

Queste domande non servono a stabilire chi sia una persona «difficile». Servono a rendere visibile il funzionamento della collaborazione, perché talvolta un atteggiamento diventa abituale anche grazie al modo in cui il gruppo vi si adatta.

Chi rimane in silenzio, poi, non è necessariamente d'accordo. Questa distinzione è preziosa per tutti: per chi parla molto, perché potrebbe imparare a lasciare spazio; per chi parla poco, perché potrebbe trovare una forma sostenibile di presenza; per chi coordina, perché dovrebbe accorgersi quando il confronto non è davvero condiviso.

Perché evitare una conversazione può aumentare la distanza

«Non ne vale la pena». «Non voglio creare tensione». «Magari passa da solo». Sono pensieri comprensibili. A volte scegliere di non discutere è persino la scelta più sensata, soprattutto quando siamo stanchi, quando il momento è sbagliato o quando parlare ci esporrebbe a conseguenze ingiuste.

Ma quando il silenzio diventa l'unica risposta possibile, qualcosa può cambiare nella relazione. Inizi ad anticipare le mosse dell'altro, a controllare ogni parola, a chiedere ai colleghi che cosa pensano «davvero» di una determinata persona. La conversazione diretta si riduce e aumentano quelle immaginate.

Così, una richiesta ordinaria arriva già carica di irritazione. Un ritardo diventa la conferma che non c'è rispetto. Un saluto distratto sembra un'altra piccola offesa. Non perché tu stia esagerando, ma perché ogni episodio si aggiunge a una storia che non ha ancora trovato parole.

Non si tratta, allora, di dire tutto e subito. Si tratta di chiedersi se quel silenzio sia una scelta consapevole oppure l'unica strada che ormai ti sembra disponibile. C'è una differenza enorme tra decidere «adesso non è il momento» e convincersi «tanto la mia voce non serve».

Come affrontare un disaccordo senza trasformarlo in uno scontro

Quando cerchiamo come gestire i conflitti tra colleghi, vorremmo forse trovare la frase perfetta: quella che chiarisce tutto senza imbarazzi e senza reazioni spiacevoli. Purtroppo non esiste. Le parole possono aiutare, ma non controllano la risposta di chi abbiamo davanti.

Può essere utile, però, partire da qualcosa di concreto e circoscritto, invece che da un giudizio complessivo sulla persona. «Nelle ultime due riunioni sono stato interrotto mentre presentavo il mio punto» apre una conversazione diversa da «Tu non ascolti mai nessuno».

Nel primo caso stai raccontando un fatto e il suo effetto. Nel secondo stai definendo l'identità dell'altro. La seconda strada può far partire subito una difesa, anche quando il tuo disappunto è comprensibile.

Potresti provare a dire: «Vorrei riuscire a finire il ragionamento prima di confrontarci, altrimenti faccio fatica a spiegare cosa intendo». Oppure: «Quando cambiamo una scadenza senza confrontarci, mi ritrovo a riorganizzare il lavoro all'ultimo. Possiamo accordarci su come avvisarci?».

Non sono formule magiche, ma modi per tenere insieme tre elementi: ciò che è successo, l'effetto che ha avuto e una richiesta comprensibile. E, se l'altra persona risponde con la propria prospettiva, puoi provare ad ascoltarla senza per questo rinunciare alla tua.

Conta anche scegliere il contesto. Un confronto davanti all'intero ufficio può diventare una gara a non perdere la faccia. Se la situazione lo permette, un momento riservato e non affrettato potrebbe offrire più spazio. Se invece hai già provato più volte o non ti senti libero di parlare, insistere da solo non è un obbligo.

Chiarire un confine può anche significare rispondere a una richiesta con un «non riesco a occuparmene oggi». Se questo passaggio ti è familiare, puoi approfondire come dire di no senza sentirsi in colpa. Il rispetto reciproco non richiede disponibilità illimitata.

Quando la difficoltà non dipende soltanto dalle persone

C'è una distinzione che considero essenziale: non tutti i rapporti difficili sul lavoro sono il risultato di una comunicazione poco efficace. A volte il contesto chiede alle persone di collaborare senza offrire condizioni chiare per farlo.

Pensa a due colleghi a cui vengono affidate responsabilità sovrapposte. Entrambi credono di dover decidere; nessuno sa chi abbia l'ultima parola. Oppure a un gruppo che riceve priorità contrastanti da responsabili diversi, con scadenze che cambiano senza preavviso. È comprensibile che emergano tensioni, anche tra persone normalmente disponibili al confronto.

In questi casi è importante non trasformare una questione organizzativa in un giudizio sul carattere. Può servire chiedere a chi coordina di definire ruoli, modalità di comunicazione, tempi e criteri decisionali. Non sempre bastano la buona volontà e un tono gentile.

Esistono inoltre differenze di potere che non possono essere ignorate. Parlare con un collega sullo stesso piano non è come esporsi davanti a una persona che decide turni, valutazioni o incarichi. Prima di aprire un confronto è ragionevole considerare se ci siano condizioni sufficienti di rispetto e tutela.

Riconoscere i limiti della comunicazione individuale non è arrendersi. È comprendere dove termina ciò che puoi decidere personalmente e dove comincia la responsabilità di un'organizzazione.

Cosa puoi iniziare a osservare

Non è necessario affrontare ogni tensione appena compare. Potresti cominciare osservando come vivi certe situazioni, senza avere subito l'obbligo di risolverle.

Qual è il fatto che ti pesa di più? Una frase precisa, la ripetizione di un comportamento, la mancanza di chiarezza su un incarico? Dare un nome a ciò che accade è diverso dal riassumere tutto con «non ci sopportiamo».

Che cosa temi succederebbe se ne parlassi? Di essere giudicato, di non essere ascoltato, di compromettere la collaborazione? E quel timore nasce da esperienze già vissute in quell'ambiente o da una possibilità che stai immaginando? Entrambe meritano attenzione, ma non sono la stessa cosa.

Quale richiesta sarebbe concreta e ragionevole? Essere consultato prima di una decisione, poter completare un intervento, avere scadenze condivise, ricevere comunicazioni in un orario concordato. Spesso un bisogno diventa più comprensibile quando riusciamo a descriverlo.

Di chi è la responsabilità di intervenire? Puoi modificare il tuo modo di rispondere, ma non puoi ridefinire da solo l'organizzazione del lavoro né garantire il comportamento altrui. Capire questa differenza evita di caricarti di ciò che non dipende soltanto da te.

Infine, osserva quello che accade quando esci dall'ufficio. Se continui a ripensare alle conversazioni, a preparare risposte che non darai o a raccontare la stessa scena ogni sera, forse quella relazione sta occupando uno spazio più grande di quanto vorresti. Può essere utile distinguere ciò che richiede un'azione domani da ciò che, per oggi, puoi lasciare sul posto di lavoro.

In questo senso possono essere utili anche alcune riflessioni sui confini emotivi nelle relazioni: non per diventare indifferenti, ma per non sentirsi responsabili di ogni umore, reazione o giudizio altrui.

Quando può essere utile parlarne in un percorso di counseling

A volte una tensione professionale è circoscritta: un chiarimento, un accordo diverso o un intervento organizzativo possono essere sufficienti. Altre volte ti accorgi che quella situazione richiama qualcosa che vivi anche altrove: la fatica a dire di no, il timore di deludere, la tendenza a tacere per mantenere la tranquillità, oppure il bisogno di dimostrare sempre di essere all'altezza.

Un percorso di counseling relazionale può offrire uno spazio per esplorare il tuo vissuto, riconoscere i confini che desideri esprimere e comprendere quali possibilità hai davvero. Non è un servizio di mediazione aziendale, non decide chi abbia ragione e non sostituisce le responsabilità di chi gestisce l'ambiente di lavoro.

Sono Beatrice Lencioni, Counselor Relazionale a Torino e online. Nel mio lavoro accompagno le persone attraverso ascolto, confronto e orientamento personale, anche quando le difficoltà emergono nei rapporti professionali. Puoi conoscere meglio il mio modo di lavorare nella pagina dedicata al counseling a Torino.

Il counseling non è psicoterapia e non sostituisce percorsi psicologici, psicoterapeutici o sanitari. Se una situazione richiede tutele lavorative, interventi specialistici o altri supporti, è importante rivolgersi alle figure competenti.

Se senti che una relazione professionale sta occupando troppo spazio anche fuori dal lavoro, forse puoi iniziare da una domanda semplice: che cosa accade dentro di me quando provo a esprimere un bisogno o un confine? Se non sai ancora da quale filo cominciare, trovi anche Da dove posso partire?, un breve spazio di orientamento personale.

Non sempre possiamo scegliere con chi lavorare. Possiamo, però, provare a vedere con più chiarezza ciò che ci accade, ciò che desideriamo dire e ciò che non è giusto affrontare da soli. Forse da qui può iniziare una conversazione diversa. Anche con te.

Beatrice Lencioni · Counselor Relazionale a Torino e online